取引先への挨拶文
そう考えると確かに文章を書くというのは難しいかもしれません。まして、それが主要取引先の挨拶文となると、自分個人というより会社全体のことになるので、なんだか普通の挨拶文を書くよりも緊張してしまいます。
・挨拶文の基本
取引先への挨拶文ですが、役職や氏名などを知っている場合と、氏名がわからない場合などでは、場面によって違いがありますが、挨拶文というのはやはり文面ですから、相手にこちら側の気持ちや用件などをしっかりと伝え、気持ちよく読んでいただきたいものです。
役職や氏名がはっきりとわかっている場合には、取引先の挨拶文の宛名を「総務部長○○○○様」と役職と氏名をしっかりと書きます。
氏名がわからない場合は、部署と役職名だけになりますし、宛名が社員各位ですと、全員に同じ文面の挨拶文が届きます。
・季節にあった時候の挨拶
そして挨拶文の始めには、いきなり本題に入るのではなく、その季節にあった時候のあいさつ、拝啓、初春、初夏、初秋、初冬の候など季節を織り込んだあいさつを忘れず入れるようにしましょう。例えば、「厳寒の候、貴社益々ご清栄のこととお喜び申し上げます。」などと忘れずに入れたほうが、真っ先に本題の文面を読むよりも、読む側の受け取り方がやわらかい印象になり、たいへん気持ちのよい文章になりますよね。
時候のあいさつが終わりましたら、伝えたい内容文などを書き、最後に「寒さことのほか厳しい折から、ご一同様ますます健やかに」など、結びの言葉を忘れず書くようにします。
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・文章の書き始めと結び
そして、取引先の挨拶文の本題への書き始めは、「さて」や「早速ですが」などの書き出しで本題に入っていくと、時候のあいさつが終わり文章内容もスムーズに変わっていくので、相手側からでも読みやすく感じますね。そして本題もしつこく繰り返すだけではなく、いかに相手によく伝わるのかをふまえ、前置きする言葉を述べたあとに再度伝えたい言葉を文章にすると、相手への再確認もなりますし、自然な流れなので失礼にもあたることもありませんね。
そして最後の結びの言葉も取引先の挨拶文では忘れてはならないですね。
「敬具」など簡単に終わらせるのも問題はありませんが、やはり丁寧に終わらせることに越したことはないので、「今後ともよろしくお願い申しあげます」などの言葉で終わらせると、相手にもたいへんいい印象を与え、そして日付も忘れず書き記したほうがいいです。
ビジネス社会の取引先への挨拶文はネット上でも文例集などが多くあります。この文例を見て参考にするとよいでしょう。