ビジネスレター お詫び状と礼状
ここでは失敗した時のビジネスレターでのお詫び状の書き方、対処方法、タイミングなど、ピンチをチャンスに変えるお詫びのビジネスレターの常識についてご説明致します。
ビジネスレターでお詫びをするときには詫び状といいます。ビジネスレターではお詫びをするというシーンはよくあることです。
どんなことを書くのかというと、お客さんや取引先の会社などに対して、謝罪をするという意味合いのビジネスレターです。おわび状とも言われていますし謝罪文とも言われていますが、ビジネスレターとしてよく出てくる手紙の一つですからきちんとマスターしておく必要があります。
例えばビジネスレターでお詫びを書く機会というのはどのようなことがあるかというと、取引先に納品した商品に不備があったとか、数量が間違えていた、また手続きが間違っていた、クレームがあった場合などにはお詫びが必要です。
ビジネスレターでおわび状を出す場合には、注意しなければいけないことがあります。
それはこちらに非が全面的にあるのかわからない時です。中にはクレーマーのような人にもおわび状を出すのか出さないのか迷うこともあると思いますから、しっかりと見極めたうえでビジネスレターを出す必要があります。
「詫び状のタイミング」
迅速に対応することで 二次被害を防ぐことができます。
しかしビジネスレターでお詫びをする前に、できればまずは電話で謝るようにするとより印象がいいと思います。
そのうえで改めてビジネスレターでお詫び状を書くようにすると気持ちがさらに伝わっていいのではないでしょうか。
「詫び状のポイント」
ビジネスレターでお詫びを書くときのポイントとしてはビジネス文書ですから時候の挨拶は必要ありませんので書かないで置きます。そして頭語と結語は必要ですから謹啓、敬具などの言葉を入れるようにしましょう。
そしてお詫びの言葉を入れます。そして今回のことに対して原因は何だったのか、そして再発を防止するためにはこれからどのような対策をしていくのかということについても触れておくといいでしょう。
詫び状を書かなければいけないということは、お客様に不快な思いをさせてしまったからです。ここでの対応が悪ければそのお客様はもちろんのこと、その知人達も離れて行ってしまう可能性があります。
お詫びしなければならないタイミングややり方を間違えなければ、そのお客様は逆にファンになってくれるかもしれません。
失敗をチャンスに変えることもスーパービジネスマンとしての力量ですね。
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英語の礼状について
ビジネスレターでお礼を書く際には白紙の段階から書き始めようと思うとなかなか大変ですがからあらかじめビジネスレターのお礼の例文を用意しておいたり調べたりすると良いでしょう。ビジネスレターというのは日本ではあまり耳馴染みがないかもしれませんが、ビジネスレターとは、会社や個人が、仕事上の要件で連絡をする目的で出す手紙やメールの様式のことを言います。
英語のビジネスレターというのが一般的に有名ではないでしょうか。
いまやグローバル社会と言われる時代です。英語のビジネスレターの書き方を心得ておかなくては恥をかくこともありますし、ビジネスレターにはいろいろと種類がありますから、ある程度は頭に入れておくのがいいのではないでしょうか。
ビジネスレターの例文集の書籍も販売されていますし、またインターネット上でもビジネスレターの例文を集めたサイトなどもありますから、そちらを参考にするととても便利でスムーズにビジネスレターを書くことが出来ると思いますから、自分でマスターしつつもある程度最初の段階は、例文集を見ながらお手本にして書くと成功するのではないでしょうか。
ビジネスレターのお礼は色々な仕事の場面で出てきますから、必ず覚えておいた方がいいでしょう。
たとえばお礼と言ってもいろいろな種類があります。
何かしてもらった献身のお礼の場合にはcommitment in〜といった表現でお礼の気持ちを表しますし、協力してもらったことなどの場合にはcooperationという言葉を使います。
英語でビジネスレターを送ってお礼を言う機会があるという人よりは、日本語でお礼を言う機会があるという人の方が多いと思いますが、たとえばお礼の言葉としては「先日はご教示あずかり厚く御礼申し上げます」といったような言い方もありますし、「先日は何かとお手数をおかけいたしまして恐縮に存じます」といったお礼の言葉もあります。
取り急ぎお礼を言うといった場合には「まずは略儀ながら書中をもって御礼申し上げます」といったようなビジネスレターのお礼の言葉がありますし、もう少し簡単に言う場合には「まずは、とり急ぎ御礼まで」という言葉を書きます。
ビジネスレターでお礼を言うときには誰に向けてのビジネスレターで、何を御礼するのかということをしっかりと目的を把握したうえでお礼のビジネスレターを書くようにしましょう。
礼儀やマナーをわきまえたうえでお礼をするのが基本です。
ビジネスレターは先ほども言いましたが、きちんと様式などをマスターしておきましょう。